Impressie van sessie 06

 

Vertrouwen winnen en slimme instrumenten inzetten

Door Hans Ruijgers (voorzitter), Tim van der Mast en Sigrid van den Berg

Bij binnenkomst in de zaal valt al meteen op dat deze sessie niet zoals alle andere is. ‘Het wordt een echte doe-workshop’, aldus Hans Ruijgers. Ruijgers is teamleider Communicatie bij KWR Watercyclce Research Institute.

Vier jaar geleden was het tijd voor een nieuwe website bij het KWR. Toen het vier jaar geleden tijd was voor een nieuwe KWR website, maakte het team kennis met Trello, een online communicatie tool dat werkt als een interactief prikbord. Al ruim drie jaar gebruikt KWR Trello om hun contentplanning en online samenwerking mee organiseren. Belangrijk voor de implementatie en gebruik van deze tool, is dat van tevoren al een goede verstandhouding met en vertrouwen in elkaar is binnen een bedrijf. Overleg en transparantie worden niet bereikt met Trello, structuur in de communicatie wel, waarschuwt Ruijgers. Dit online instrument kan er op deze manier voor zorgen dat er meer vertrouwen binnen je organisatie ontstaat .

Digitaal prikbord
In deze workshop gaan Ruijgers en zijn team in op wat Trello precies is en hoe je het gebruikt, toegepast in drie verschillende rollenspelen. Zoals gezegd is Trello een organiserend communicatiekanaal. Een gigantisch prikbord dat je helemaal in kunt richten naar keuze. Op een prikbord maak je lijsten die passen bij het specifieke project. Zo kunnen lijsten gebaseerd zijn op de maanden van een jaar of op de onderdelen van een conferentie die moet worden gepland. De lijsten zijn opgesplitst in kaartjes, feitelijk de informatiebron binnen Trello, waarop specifieke informatie per onderdeel staat. Zo is het inzetbaar voor veel verschillende activiteiten, evenementen en planningen.

 

Aan de slag
De deelnemers zijn ingedeeld in drie verschillende groepen. Allen moeten een contentplanning maken in Trello, maar voor iedere groep geldt een andere opdracht. De eerste groep maakt een jaarplanning die toewerkt richting een congres en publicatie van de onderzoekers van het bedrijf. De tweede groep gaat aan de slag met een weekplanning voor een congres en de laatste groep moet een jaarverslag schrijven.

Vooral de laatste groep pakt het helemaal anders aan. Waar de eerste groepen hun indeling op het bord maken op basis van data (dagen van de week of maanden van het jaar), kiest de laatste groep voor een andere route. In eerste instantie delen zij het bord in als een soort opzet van het jaarverslag. Verschillende kopjes als ‘inhoudsopgave’, ‘infographics’ en ‘inhoudelijke tekst’ passeren de revue. Een andere mogelijkheid die ze zien is om het bord in te delen in lijsten met ‘start’ voor dingen die nog moeten worden geregeld, ‘progress’ voor alles wat op dit moment in proces is en ‘done’ voor alles wat al geregeld is.

Verschillende routes
Uiteindelijk blijkt dat er niet één ideale manier is om je bord in te delen. Trello kan op veel verschillende manieren worden gebruikt en bij KWR zijn ze nog geen situatie of project tegengekomen waarbij het niet werkte. Alleen bij het maken en versturen van facturen of het delen van gegevensgebruiken zij nog wel e-mail. Het minder gebruik maken van e-mail levert tijdwinst op en gedeelde informatie is duidelijk geordend.

Trello kan dus bijdragen aan een betere communicatiestructuur binnen en tussen organisaties. KWR is erg positief en kan niet meer zonder. De workshop en vooral het actief bezig zijn werd goed ontvangen. Levendige discussies en samenwerkingen volgden. Wie weet hoeveel bedrijven Trello oppakken na deze interactieve doe-workshop.

Impressie 01 - Impressie 02 - Impressie 03 - Impressie 04 - Impressie 05 - Impressie 06 - Impressie 08 - 
Impressie 09 - Impressie 10

tips om zo productief mogelijk thuis
 tips om zo productief mogelijk thuis